La habilidad de "control" en las organizaciones es un concepto clave tanto para colaboradores como para líderes. Se refiere a la capacidad de supervisar, dirigir y garantizar que las actividades y los procesos se realicen de acuerdo con los objetivos establecidos y dentro del marco de actuación esperado.
Es una palabra muy común en diferentes procesos organizacionales que lo requieren: “control de gastos”, “control de costos”, “control de riesgos”. Sin embargo, no aparece con frecuencia en los diccionarios de competencias de líderes o colaboradores, quizás por tener alguna cercanía con lo que podría denominarse un liderazgo directivo que enfatiza en el “control”, o incluso con la micro gerencia (micro-management), asociada a una supervisión excesiva.
Entonces, ¿es el control una habilidad o competencia deseada en líderes y colaboradores?
Para llegar allí, es importante entender el origen de la palabra “control”. Proviene del término medieval en latín "contrarotulare", que se formó a partir de dos palabras latinas: "Contra": que significa "contra" o "opuesto", y "Rotulus": que significa "rollo" o "lista": se refiere a un documento enrollado, como un pergamino o un registro.
Evolución Medieval: "Contrarotulare" era un verbo que significaba "llevar un registro duplicado", donde un documento se contrastaba con otro para verificar su exactitud o autenticidad. Este proceso de verificación y comparación de documentos es lo que llevó al significado de supervisar o inspeccionar.
El término pasó al francés como "contrôle", que mantenía el significado de "inspección" o "supervisión". Posteriormente, la palabra fue adoptada en inglés durante el periodo del inglés medio como "control", con un significado similar.
En resumen, la palabra "control" tiene sus raíces en la práctica medieval de verificar registros o documentos, y con el tiempo ha evolucionado para referirse al acto de supervisar y regular para asegurar la conformidad con un estándar.
El control como competencia, en un contexto organizacional, se refiere a la capacidad de supervisar y regular diferentes actividades, asegurándose de que se alineen con los estándares y objetivos predefinidos. Incluye aspectos como:
- El monitoreo de progresos: referido a evaluar el resultado o los avances en función de los objetivos y corregir las desviaciones.
- La gestión de riesgos: orientada a identificar y mitigar posibles riesgos antes de que se materialicen.
- La regulación de procesos: asegurar que los procedimientos y políticas se cumplan de manera coherente.
Los líderes que poseen una buena habilidad de control son capaces de establecer metas y objetivos alcanzables asegurando que las personas entiendan las expectativas, definen hitos de seguimiento claros, supervisan el progreso del equipo proporcionando feedback en tiempo real, toman decisiones informadas utilizando los datos y el análisis de los mismos para mantener al equipo en la dirección correcta, y aseguran la adherencia a las normas, velando porque las políticas y procedimientos sean seguidos correctamente.
Para los colaboradores, la habilidad de control puede traducirse en autogestión que es la capacidad de regular su propio trabajo, administrar adecuadamente el tiempo, cumplir con los plazos y estándares de calidad; o en un destacado sentido de responsabilidad por su propio trabajo y su contribución al éxito del equipo, incluso si ello implica adaptarse a múltiples cambios.
El control es crucial para mantener la coherencia y la eficiencia en una organización. Sin un control adecuado, los procesos pueden desviarse de los objetivos estratégicos o de los tiempos en que deben cumplirse, se pueden producir errores repetitivos que afecten la calidad del producto o servicio, y la moral del equipo puede verse afectada al no ver una coordinación adecuada del trabajo y una gestión potente del desempeño.
El gran desafío asociado a este asunto, está en encontrar el equilibrio adecuado entre control y flexibilidad: un control excesivo puede sofocar la creatividad y la innovación, mientras que un control insuficiente puede llevar al caos. Mantener una comunicación clara y transparente ayuda a que los colaboradores comprendan la importancia de las medidas de control, pero estas no pueden ser excesivas, al punto de mermar la capacidad de las personas para proponer, crear o decidir sobre aspectos propios de su función.
El control es definitivamente una competencia, aun cuando la palabra quizás no lleve el mensaje preciso de lo que se quiere resaltar como habilidad. Para no entrar en diferencias de opinión, es posible correlacionar el control con la planeación, la comunicación, el seguimiento y el acompañamiento, conceptos más cercanos a la gestión de personas y con los que quizás todos puedan sentirse más a gusto.
Cualquiera que sea la preferencia de los lectores, la invitación es a ejercer un “control” positivo, desde buenas prácticas de planeación, comunicación, seguimiento y acompañamiento. Para ello, es importante:
- Establecer metas y objetivos claros y alcanzables.
- Comunicar adecuadamente tanto los objetivos como sus expectativas en el logro de los mismos.
- Establecer tiempos precisos para los entregables.
- Definir hitos claros de seguimiento que permitan a las personas desarrollar el trabajo de forma autónoma y a su vez contar con momentos oportunos de realimentación.
- Utilizar de forma asertiva la evaluación de desempeño y con una frecuencia que permita hacer ajustes a lo largo del tiempo, acompañando el progreso de las personas en el logro de los objetivos.
- Revisar regularmente el avance hacia las metas establecidas y comunicar al equipo el ¿cómo vamos?, de forma que sea posible redireccionar las acciones con el apoyo de todos, cuando se considere necesario.
- Realizar o participar de las auditorías internas para asegurar que los procesos cumplen con las normas y regulaciones o identificar los riesgos.
- Monitorear métricas clave para medir el progreso hacia los objetivos estratégicos desde los KPIs o Indicadores Clave de Rendimiento que se hayan definido previamente.
Entonces, la invitación a los líderes no es a “controlar a las personas”, es a “controlar los procesos, los tiempos y los resultados” con una planeación adecuada, un seguimiento asertivo y un acompañamiento que agregue valor.
Para saber más, los invitamos a dar click aquí.
